参加者が不自由なく動けるスペースが確保されていて、必要な備品が用意されていることはもちろんですが、それと同時に貸し会議室の「レイアウト」を用途別に使い分けることをおすすめします。


そこでまずは、貸し会議室でレイアウトを工夫することの重要性について、そのメリットを中心にいくつか紹介します。


 

新人社員の研修会や会社の忘年会、新年会、セミナー後の親睦会など、さまざまな用途で貸し会議室が利用されます。このような会の目的は、何か特定の事柄について学ぶための機会でもありますが、同時に社員や関係者同士の親睦を深めるための会でもあります。


そのため、テーブルや座席の配置が悪ければ、話しづらい、顔を合わせづらい、という状態になって貸し会議室を利用する効果が半減してしまいます。


そこで重要なことが、「貸し会議室のレイアウトを工夫する」ということです。


例えば、参加者が大人数の場合は、一つの円卓を囲むように座席を配置して3～4名、多くても5～6名ほどのグループに分けて着席できるようにレイアウトを工夫することをおすすめします。そうすることで参加者同士が顔を見合わせやすくなりますし、親しみを感じやすいといった効果が生まれます。


 

貸し会議室を利用する目的は、ビジネスシーンだけでなく、正装が必要な格式の高いシーンでも利用される場合があります。例えば、洋風なパーティーや結婚式の二次会などを目的に貸し会議室を利用するときは、円卓を囲んで座席を囲むようなレイアウトが最適です。


一方、勉強会や講義などを目的に貸し会議室を利用する場合は、講師側から発信して、知識や技術を提供、指導する場合が基本なため、すべての参加者が同じ方向に向くようにレイアウトされる場合が多くなります。


このように、格式の高いシーンからフランクなシーンまで、さまざまな用途や状況に対応できるということも、貸し会議室のレイアウトが重要とされる理由の一つです。


 

貸し会議室の広さやレイアウトなどが工夫することによって会場の雰囲気が変わると、会議やセミナーなどの質に影響するといわれています。


会場のテーブルや椅子の配置を変えるだけで参加者の緊張が和らぐ場合が多く、よりリラックスした状態で会議や打ち合わせなどを行えるようになります。レイアウトを工夫したことにより会場の雰囲気が変われば、参加者の心理状態にも良い影響を与えることから、会議やセミナーの質が高まるなどプラスの効果が得られやすくなります。


 

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貸し会議室の利用方法で最も多いのが、会議や打ち合わせ、それにクライアントとの商談です。会議や打ち合わせなどを行う目的で貸し会議室を利用するときは、参加者の顔を見渡しやすい配置のほか、程よい感覚が空いているレイアウトがおすすめです。


 

長机を“ロ”の形にして配置したレイアウトです。机が四角く配置されているので真ん中に空間があり、机の外側に椅子を配置していることが特徴です。相手と程よい距離を取ることができるほか、参加者全員の顔をどこから座っても見ることができるといったメリットがあります。


ただし、真ん中のスペースを開ける必要があるため、ロの字形式にレイアウトする場合はある程度スペースが必要になります。


 

長机を“コ”の形にして配置したレイアウトで、ロの字形式と同じく机の外側に椅子を置きます。空いている部分にホワイトボードを置いたり、プロジェクターでスクリーンを映したりと、プレゼンテーションなどの用途で利用する場合に便利なレイアウトです。


議長のいる会議でも利用されるレイアウトで、発言者に対して参加者の注意を集めやすいといったメリットがあります。


 

テーブルを挟んだ状態で、参加者が向き合った形で座席が設けられたレイアウトです。クライアントとの商談など改まった場面で用いられることが多く、6～8人など少人数での利用で用いられることが多くなります。


 

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講師や講演者が前にでて受講生や聴衆、観客に向かって講義や講演をする場合、参加者の向きは基本的に一方の方向に集中しているほうが良いといわれています。


 

学校の授業風景を思い浮かべてみてください。学校では、みんな黒板に向かって座席が配置されていますが、これが「スクール形式」のレイアウトです。貸し会議室でセミナーや講演会、あるいは大人数で勉強会を行う場合は、講師や発言者に視線を集中するためにこのようなレイアウトが実施されるのが一般的です。


また、スクール形式は講師が参加者の顔を見渡しやすいといったメリットがあるため、筆記試験の会場としても利用される場合があります。一方、発言者が多いディスカッションなどの場面ではスクール形式のレイアウトは不向きです。


 
シアター形式


スクール形式と同じく、みんなが同じ方向に向かって座ることに変わりありませんが、「シアター形式」の場合は机を使用せず椅子だけの場合が多く、机があったとしても簡易的なデスク付きの椅子を使います。


プロジェクターを効果的に活用した勉強会や入社式などであれば、机を必要としない場合が多いため、シアター形式が多く採用されています。尚、机を置く場所を確保しなくていいことから、スクール形式よりもさらに多くの参加者を収容することができます。


 

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グループディスカッションや意見交換で貸し会議室を利用する場合は、すべての参加者が平等に発言できるように、あまり大人数にならないように気を付けて座席のレイアウトを考えます。


 

結婚式の二次会などでよく見かける円卓の周りに椅子が配置されたレイアウトが「正餐形式」です。貸し会議室をパーティーや懇親会目的で利用する場合にもおすすめですし、少人数でグループディスカッションをしたり、意見交換をしたりするときにも適しています。


参加者の多い催しでも、少人数ごとに分かれて着席することから、それぞれの顔を見渡しやすく、より親睦を深めやすいといった特徴があります。


 

「アイランド形式」は、テーブルと机を組み合わせて配置されたレイアウトのことです。大人数の参加者をグループに分けて、島のように設置した座席に着席してもらうことから、グループディスカッションの場面に適しています。


貸し会議室を利用する用途によって最適なレイアウトが異なるほか、レイアウトを工夫することで雰囲気が良くなり、会議やセミナーなどの質をより高めることができます。


このように、レイアウトの違い一つで参加者の心理状態が良くも悪くも大きく変化することを考慮すると、今回紹介したような形式などを参考によりレイアウトを重視して考えることが大切であるといえるでしょう。

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